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18 horas atrás

Navegar no labirinto da coordenação de eventos tem a sua quota-parte de obstáculos, especialmente quando se trata de orquestrar o seu convite de evento por correio eletrónico.

Quer seja um evento tradicional feira presencial, a virtual virtual, ou uma mistura de ambos num evento híbrido, atrair uma multidão, ou inscrições, é fundamental. Embora a logística possa variar de acordo com cada evento, há um fio que tem o poder de tecer o sucesso ou desfazer os seus objectivos de participação – o convite do evento.

O correio eletrónico é o canal mais direto e potente para o seu convite. Com uma rede de mais de 4,37 mil milhões de utilizadores de correio eletrónico em todo o mundo, não é de surpreender que seja a ferramenta de eleição para mais de 64% das empresas que contactam os seus públicos. O efeito de cascata do marketing por correio eletrónico só tem aumentado, com um impressionante 77% dos profissionais de marketing que assistirão a um aumento do envolvimento dos utilizadores em 2023.

• Acompanhamento e estatísticas: É fácil ver quantos destinatários abriram o seu email e clicaram numa hiperligação. Esses dados podem ajudá-lo a criar e-mails melhores para eventos futuros.
• Envolvimento do utilizador: 99% das pessoas consultam diariamente as suas mensagens de correio eletrónico e as principais marcas registam uma taxa de abertura superior a 30%.
• Personalizável: Como discutiremos, a personalização é uma grande vantagem ao enviar um convite de evento por email. O marketing por email permite-lhe falar diretamente com os convidados.

Embora esses benefícios ilustrem o poder potencial dos emails, ainda precisa de se esforçar para compor um email de convite de evento cativante para atrair mais participantes. Vamos ver como criar um convite por email que o ajudará a destacar-se.

Antes de ser criativo com a sua mensagem, aqui está uma análise rápida dos componentes essenciais que fazem um email de convite de evento eficaz:

Na era digital, em que a comunicação por correio eletrónico é fundamental, a importância de um endereço de correio eletrónico profissional e de confiança aumentou. De acordo com um recente estudo da Campaign Monitor, 68% dos destinatários de correio eletrónico decidem se se envolvem com uma mensagem com base no endereço do remetente, sublinhando o seu papel fundamental no sucesso do marketing por correio eletrónico.

O endereço de correio eletrónico de um remetente é frequentemente o primeiro ponto de contacto na comunicação digital e, como tal, torna-se um elemento fundamental para estabelecer a confiança. As mensagens de correio eletrónico provenientes de endereços duvidosos ou automatizados são frequentemente consideradas pouco fiáveis ou spam. Por isso, é imperativo criar um endereço de correio eletrónico que comunique imediatamente fiabilidade e autenticidade ao seu público.

• Endereços de correio eletrónico centrados na marca: Certifique-se de que o seu endereço de correio eletrónico apresenta de forma proeminente o nome da sua marca ou empresa, reforçando o reconhecimento e a confiança entre os seus destinatários. Por exemplo, em vez de utilizar endereços de correio eletrónico genéricos, opte por [yourname]@[yourcompany].com.
• Personalização na secção “De”: Personalize a secção “De” de modo a que esta se adeqúe ao seu público, utilizando um formato como “[Your Name] de [Company Name]” ou “[Your Position], [Company Name].”
• Endereços específicos de eventos: Para comunicações relacionadas com eventos, crie um endereço de correio eletrónico diretamente relacionado com o evento específico, como por exemplo [eventname].[year]@[youreventdomain].com, para lhe dar contexto e relevância.

Com os avanços no software de marketing por correio eletrónico, a personalização do seu endereço de correio eletrónico para várias campanhas sem a necessidade de criar novas caixas de entrada tornou-se um processo simplificado. Esta flexibilidade permite aos profissionais de marketing:

• Crie endereços específicos para campanhas: Desenvolva endereços de correio eletrónico exclusivos para diferentes campanhas para aumentar a relevância e a rastreabilidade, tais como [campaignname]@[yourdomain].com.
• Utilize subdomínios: Utilize subdomínios para categorizar as comunicações por correio eletrónico por departamento ou finalidade, por exemplo, support@[subdomain].[yourdomain].com ou eventos@[subdomain].[yourdomain].com.
• Implemente o teste A/B: Utilize diferentes endereços de correio eletrónico para realizar testes A/B, analisando quais os endereços que produzem taxas de abertura e de envolvimento mais elevadas e, subsequentemente, optimizando a sua estratégia.

Para além das estratégias acima mencionadas, aderir às melhores práticas na utilização de endereços de correio eletrónico é crucial para evitar ser assinalado como spam e para melhorar a capacidade de entrega:

• Evite usar provedores de email gratuitos: O envio de e-mails profissionais a partir de endereços associados a fornecedores de e-mail gratuitos (por exemplo, Gmail, Yahoo) pode prejudicar a sua credibilidade. Utilize um endereço de e-mail específico do domínio para reforçar o profissionalismo.
• Garanta a consistência: Mantenha a consistência dos seus endereços de correio eletrónico em várias plataformas e comunicações para reforçar o reconhecimento e a confiança na marca.
• Implemente registos SPF e DKIM: Certifique-se de que o seu domínio de e-mail tem registos Sender Policy Framework (SPF) e DomainKeys Identified Mail (DKIM) configurados para autenticar os seus e-mails e melhorar a capacidade de entrega.

Um endereço de correio eletrónico não é apenas um ponto de contacto digital, mas uma ferramenta potente para criar e manter a confiança, especialmente no marketing por correio eletrónico. Ao criar e utilizar estrategicamente o seu endereço de correio eletrónico, pode melhorar significativamente a perceção, a confiança e a eficácia dos seus esforços de comunicação digital.

A linha de assunto do seu e-mail não é apenas uma introdução, mas um fator decisivo que influencia o nível de envolvimento do destinatário. Uma linha de assunto convincente actua como um catalisador, determinando se o seu e-mail será aberto ou relegado para a pasta de spam. O alcance revela que 35% dos destinatários de correio eletrónico abrem as mensagens apenas com base na linha de assunto, enquanto noutro artigo, 69% referem os e-mails como spam com base no assunto.

Na atual era digital, em que, de acordo com EarthwebQuando um indivíduo é inundado com 100 a 120 e-mails diariamente, o seu e-mail está a disputar a atenção no meio de um mar de outras comunicações. Assim, a linha de assunto torna-se um componente crítico, servindo como a sua primeira impressão e uma oportunidade única para cativar a atenção do seu público.

• Brevidade é Brilhantismo: Manter as linhas de assunto concisas é crucial, especialmente no mundo acelerado do correio eletrónico. Recomenda-se que se concentre em transmitir a mensagem no menor número de palavras possível, com pesquisas sugerem que que linhas de assunto entre 6 e 10 palavras tendem a ter melhor desempenho.
• Desperte a curiosidade e o entusiasmo: A utilização de palavras poderosas pode transformar uma linha de assunto insípida numa linha de assunto irresistível, desencadeando uma resposta emocional e psicológica no destinatário, o que é mais provável que provocar um clique para abrir o e-mail. Em vez de “Participe no nosso Webinar”, considere “Desvende os segredos para [Topic] – Participe do nosso webinar exclusivo!”
• O tom é importante: Alinhe o tom da sua linha de assunto com a natureza do evento. Enquanto um tom casual e divertido pode funcionar para um piquenique da empresa, um tom formal e elegante pode ser adequado para uma gala corporativa.
• Autenticidade acima de tudo: Certifique-se de que a sua linha de assunto representa corretamente o conteúdo do seu e-mail. As linhas de assunto enganadoras podem gerar aberturas iniciais, mas irão corroer a confiança a longo prazo.

• Personalização: Incorpore o nome do destinatário ou outros detalhes pessoais para criar uma ligação. Por exemplo, “João, o seu convite exclusivo está à espera!”
• Utilização de Emojis: A utilização sensata de emojis pode acrescentar um toque de personalidade e atração visual, mas certifique-se de que está de acordo com a voz e a mensagem da sua marca. Isto depende verdadeiramente do público e do tom que pretende atingir.
• Crie urgência: Instigue um sentido de urgência com frases como “Lugares limitados disponíveis” ou “Oferta exclusiva 24 horas” para estimular uma ação imediata.
• Teste A/B: Utilize testes A/B com linhas de assunto, conteúdos e CTAs variados para discernir o que ressoa melhor com o seu público, optimizando as comunicações futuras.

Navegar no panorama da comunicação digital exige mais do que apenas a elaboração de linhas de assunto atraentes. Exige a adesão a práticas éticas de correio eletrónico, assegurando que a transparência, a honestidade e o valor estão na vanguarda, alimentando assim uma relação de confiança com os seus destinatários.

Uma linha de assunto, embora fundamental, é apenas o passo inicial. Deve entrelaçar criatividade, autenticidade e centralidade no utilizador, agindo como um farol que não só alcança, mas também ressoa com o seu público, ampliando o envolvimento e a eficácia do seu e-mail.

Numa era em que a personalização é fundamental, mais de 96% das empresas afirmam que a personalização aumenta o sucesso do seu marketing por correio eletrónico. Os utilizadores não querem mensagens de vendas genéricas, mas procuram uma atenção personalizada. Felizmente, os serviços de marketing por correio eletrónico de topo e até mesmo plataformas de eventos virtuais com serviços de correio eletrónico integrados permitem-lhe personalizar as suas mensagens para cada pessoa por nome, apelido, empresa, etc.

Ao cumprimentar o seu público no e-mail de convite para o evento, a melhor prática é utilizar o seu primeiro nome ou a alcunha preferida que possam ter fornecido. Pode organizar as suas listas de correio eletrónico para garantir que envia a saudação correcta à pessoa certa. Por exemplo, alguns convidados preferem uma apresentação formal, enquanto outros preferem um tom casual.

No domínio dos e-mails de convite para eventos, a entrega de detalhes concisos e pertinentes é fundamental. Depois de uma saudação calorosa e personalizada, é imperativo mergulhar diretamente nos elementos principais, fornecendo ao seu público uma imagem clara do evento e razões convincentes para participar.

• Nome do evento: Indique claramente o nome, assegurando-se de que reflecte o tema e a natureza do evento.
• Anfitrião(ões): Mencione a entidade organizadora ou os indivíduos para estabelecer credibilidade.
• Oradores, convidados e patrocinadores: Destaque oradores notáveis, patrocinadores e convidados especiais para despertar o interesse.
• Data e hora: Garanta a clareza e inclua os fusos horários, se aplicável.
• Duração: Forneça um calendário para ajudar os participantes a planear a sua participação.
• Natureza do evento: Especifique se é presencial, virtual ou híbrido.
• Local do evento: Mencione claramente o local para eventos presenciais ou forneça ligações de acesso para eventos virtuais.
• Destaques e expectativas: Dê uma espreitadela às ofertas do evento e aos potenciais pontos de partida.

A seguir aos pormenores essenciais, elabore uma narrativa que forneça motivos convincentes para a participação. Discuta ideias valiosas, experiências únicas, benefícios tangíveis e ofertas exclusivas a que os participantes terão acesso, como uma sessão de perguntas e respostas ao vivo com especialistas globais do sector ou recursos exclusivos que podem ser descarregados.

Utilize a comunicação estratégica para aumentar o apelo e a urgência do seu evento. Por exemplo:

• Comunique a exclusividade: Utilize frases como “Vagas limitadas disponíveis!” para criar uma sensação de escassez.
• Ofereça incentivos: Destaque descontos para os madrugadores ou bónus exclusivos para incentivar as inscrições antecipadas.
• Imponha um prazo: Mencione prazos de registo claros, tais como “As inscrições terminam em [Date]!” para incutir um sentido de urgência.

Garantir que o seu e-mail de convite para um evento é uma mistura de informação clara e concisa e de comunicação persuasiva é fundamental não só para informar, mas também para atrair o seu público a agir. Ao posicionar estrategicamente cada elemento e entrelaçar detalhes factuais com incentivos convincentes, o seu e-mail torna-se uma ferramenta poderosa que informa, envolve e converte.

A clareza na comunicação do processo de registo é vital. Certifique-se de que o e-mail de convite do seu evento guia os convidados através do percurso de registo, culminando num CTA claro, acionável e orientado para o valor.

Por exemplo, se o evento for gratuito, pode escrever: “Reserve já o seu lugar gratuito!”, enquanto que se os participantes tiverem de comprar bilhetes, pode dizer: “Compre aqui os seus bilhetes!” ou “Reserve os seus bilhetes!”.

Seja criativo com a sua CTA, acrescentando valor em vez de se concentrar simplesmente na ação. Por exemplo, pode substituir “Registe-se agora!” por “Faça parte da maior conferência tecnológica deste ano!” ou “Participe na feira comercial mais monumental do ano!”.

Além disso, considere a possibilidade de incorporar a Eventory da 6Connex no seu processo de registo. A Eventory é uma poderosa plataforma de gestão de eventos que pode ajudar a simplificar o registo, tornando-o mais fácil para si e para os seus participantes. Com funcionalidades como formulários de registo personalizáveis, acompanhamento dos participantes e processamento de pagamentos sem falhas, a Eventory pode assegurar uma experiência de registo suave e eficiente para todos os participantes. Faça com que o seu evento se destaque, aproveitando as capacidades da Eventory para melhorar o processo de registo e proporcionar um evento memorável aos seus convidados.

A era dos e-mails em massa evoluiu para uma época em que impera o conteúdo selecionado e direcionado. A organização das suas listas com base nos dados do utilizador, como o título ou o sector, garante que as suas mensagens são adaptadas às preferências do utilizador, aumentando a probabilidade de envolvimento e conversão.

No panorama da comunicação digital, o apelo visual funciona como um catalisador fundamental, aumentando significativamente o envolvimento e a interação do utilizador. Reconhecendo que as pessoas se inclinam predominantemente para a aprendizagem visual, a integração de gráficos e imagens torna-se não só um melhoramento mas também uma necessidade, garantindo que a sua mensagem é cativante e digerível.

• Utilização estratégica de gráficos: A implementação de recursos visuais, como banners de eventos, imagens coloridas ou gráficos temáticos, não só fornece detalhes vitais num formato envolvente, como também eleva o apelo estético do seu e-mail.
• Elementos interactivos: Incorpore elementos interactivos como brochuras digitais, infografias clicáveis ou GIFs animados para fornecer informações detalhadas de uma forma envolvente e fácil de utilizar. Para eventos internacionais de grande dimensão, as brochuras digitais podem também servir como ferramenta para sugerir possíveis itinerários ou destacar atracções importantes.

Com mais de 90% dos e-mails são acedidos através de dispositivos móveis, é imperativo garantir que o design do seu e-mail está optimizado para visualização móvel. Isso implica garantir que:

• Os recursos visuais são compatíveis com dispositivos móveis: Certifique-se de que as imagens, gráficos e outros elementos visuais são dimensionados e formatados para serem claramente visíveis em ecrãs mais pequenos.
• O texto é legível: Certifique-se de que o conteúdo textual é facilmente legível em dispositivos móveis, utilizando tipos de letra claros e mantendo um equilíbrio entre o texto e os elementos visuais para evitar sobrecarregar o espetador.
• Os elementos interactivos são sensíveis ao toque: Certifique-se de que todos os elementos interactivos são facilmente navegáveis em ecrãs tácteis, melhorando a interação e o envolvimento do utilizador.

A elaboração de um e-mail que seja não só visualmente apelativo mas também funcionalmente optimizado para várias plataformas de visualização é fundamental para garantir que a sua mensagem é efetivamente recebida e envolvida. Ao integrar estrategicamente elementos visuais e interactivos e ao assegurar a otimização para dispositivos móveis, o seu convite por correio eletrónico torna-se uma ferramenta de comunicação visualmente envolvente e de fácil utilização que transmite eficazmente a sua mensagem e obriga à interação.

Uma assinatura de e-mail, embora muitas vezes negligenciada, é uma ferramenta potente que facilita a conetividade adicional e a partilha de informações, especialmente um convite para um evento. A personalização da sua assinatura de acordo com cada evento, incluindo ligações relevantes, informações de contacto e destaques, pode melhorar de forma subtil mas eficaz o envolvimento e a acessibilidade do utilizador.

Dê uma vista de olhos aos seguintes exemplos exclusivos de convites de eventos por correio eletrónico para o ajudar a iniciar o primeiro rascunho dos seus convites por correio eletrónico e captar a atenção do seu público:

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A menção clara do nome e da data do evento no início delineia instantaneamente o objetivo deste convite. A frase “Seja um dos primeiros a…” transmite uma sensação de exclusividade, seduzindo os destinatários. Além disso, o e-mail destaca habilmente os benefícios que aguardam os participantes, sugerindo interacções interessantes com especialistas da indústria e uma espreitadela aos mais recentes desenvolvimentos nas tecnologias, ferramentas e plataformas da Apple.

O apelo estético do texto de cor clara sobre um fundo escuro melhora a legibilidade, enquanto o apelo à ação (CTA) “Saiba mais” convida subtilmente o público a aprofundar os detalhes do evento, em vez de o incitar abertamente a “Inscreva-se já!” ou “Compre bilhetes”, despertando assim a curiosidade e promovendo um ligeiro incentivo à exploração do evento.

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No cabeçalho deste e-mail, os pormenores importantes, como a marca e os nomes do evento, a data, a hora e o local, estão elegantemente posicionados, garantindo uma visibilidade imediata. A paleta de cores arrojadas empregue não só prende a atenção como também acentua o botão RSVP no meio do fundo suave, guiando o olhar sem esforço.

No entanto, o que verdadeiramente distingue este convite é o seu toque humano. Ultrapassa o mero “name-dropping” e traz os oradores e painelistas do evento para o primeiro plano, tanto em nome como em rosto. Acompanhado por biografias concisas, o público recebe uma introdução visual, permitindo o reconhecimento imediato e definindo expectativas claras para o evento.

Este layout cuidadoso não só amplifica a credibilidade da marca, mas também cria uma narrativa convincente que convida os leitores a participar no evento. Através de uma mistura de informações essenciais, apelo estético e um toque pessoal, este convite não se limita a informar; atrai e envolve, prometendo um encontro virtual memorável para a happy hour.

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Logo no topo, a data, o nome do evento e o nome da marca dão-lhe as boas-vindas, estabelecendo um contexto claro para o que se segue. O temporizador apelativo dá-lhe um sentido de urgência, incitando-o a agir rapidamente. E há um código promocional especial para preços de bilhetes com desconto, um toque agradável para incentivar as inscrições.

O convite tem botões de apelo à ação na parte superior e inferior, facilitando a sua resposta, independentemente do ponto em que se encontre no e-mail. Esta colocação inteligente aumenta as hipóteses de obter respostas.

À medida que vai lendo, o e-mail descreve o que pode esperar da conferência, partilhando a agenda e uma secção “O que vai aprender”. É claro e direto ao assunto, ajudando-o a compreender rapidamente o valor da participação. Além disso, a menção dos principais oradores, juntamente com as empresas que representam, e um destaque dos patrocinadores acrescentam uma camada de entusiasmo. Dá-lhe uma ideia da qualidade e relevância dos debates que aguardam os participantes.

Este convite faz um excelente trabalho ao ser claro, aliciante e informativo, tornando a Conferência de Utilizadores do Synapse do Segmento algo a aguardar com expetativa.

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Aqui está um exemplo brilhante de um e-mail de convite para um evento rico em conteúdo da Buffer. Embora se limite a texto simples, foi concebido com cuidado, utilizando marcadores, títulos a negrito e tamanhos de parágrafo variados para facilitar a visualização. Além dos dois botões claros de chamada para ação (CTA) que o orientam sobre o que fazer a seguir, uma caraterística de destaque deste e-mail é a inclusão de testemunhos. Esses trechos de feedback real funcionam como prova social, mostrando que outras pessoas encontraram valor nos eventos do Buffer.

Este convite faz um excelente trabalho ao descrever o evento e apresentar o que os participantes podem esperar. Se o seu evento tem como objetivo educar o seu público-alvo ou apresentar as ofertas da sua marca, clarificar o valor que os participantes vão ganhar ao participar é uma jogada inteligente. Este e-mail faz exatamente isso, tornando o Webinar da Buffer uma oportunidade de aprendizagem apelativa que é difícil de deixar passar.

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No centro deste convite por correio eletrónico está o nome apelativo do evento ‘Click by Booking.com‘, perfeitamente entrelaçado com o nome da marca de renome. A fusão de um nome de marca, quer seja o orquestrador ou um parceiro de prestígio, eleva instantaneamente a confiança e a credibilidade que envolvem o convite. Dando um passo em frente, este convite menciona graciosamente o CEO logo na narrativa inicial, oferecendo um toque de profissionalismo e importância.

A estética do convite é amplificada pela integração harmoniosa das cores da marca, pintando um quadro visualmente cativante e coerente. Esta mistura cuidadosa de identidade da marca, reconhecimento de alto nível e atração estética cria um convite para um evento que não se limita a informar, mas que envolve e assegura. Com cada elemento a transmitir confiança e envolvimento, o convite torna-se mais cativante e convida os leitores a saberem mais sobre o evento.

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Quando se trata de convidar os entusiastas da tecnologia para uma das conferências tecnológicas mais aguardadas do mundo, é fundamental fazer uma afirmação ousada. O convite por correio eletrónico para a Conferência Anual RISE faz exatamente isso, com um vídeo cativante à frente e ao centro, mostrando as experiências enriquecedoras que aguardam os participantes. Este vídeo é a estrela da mensagem de correio eletrónico, ilustrando como o conteúdo visual pode gerar mais envolvimento em comparação com o texto simples.

Não parando por aí, este convite amplia a credibilidade ao destacar nomes de oradores notáveis e empresas de prestígio que vão prestigiar o evento. Este lançamento estratégico de nomes não só aumenta a confiança como também desperta o entusiasmo dos destinatários. O texto inteligente que convida os destinatários a “Ver os outros que vão lá estar” funciona como um ligeiro incentivo, encorajando-os a saber mais sobre o evento e as personalidades influentes com quem podem estabelecer contactos.

De acordo com os conhecimentos de Monitor de campanhas, está provado que a incorporação de vídeos em mensagens de correio eletrónico aumenta significativamente as taxas de cliques (CTR). Os e-mails enriquecidos com conteúdo de vídeo apresentam uma CTR notável 96% mais elevada em comparação com os seus homólogos sem vídeo. Além disso, o simples facto de incluir o termo “vídeo” na linha de assunto pode aumentar a taxa de abertura em uns impressionantes 19%.

A elaboração de um e-mail de convite aliciante é o seu primeiro passo para organizar eventos de sucesso, quer seja uma conferência empresarial ou um encontro virtual acolhedor. Um endereço de email profissional, linhas de assunto cativantes e informações relevantes e bem apresentadas são componentes essenciais.

A 6Connex pode desempenhar um papel fundamental na melhoria da experiência do seu evento, oferecendo uma execução perfeita e características que aumentam o envolvimento, o networking e a análise de dados para uma variedade de tipos de eventos, incluindo webinars, virtuais, híbridos ou presenciais. Embora um convite convincente por correio eletrónico desperte o seu interesse, a verdadeira essência de um evento memorável revela-se quando os participantes se envolvem num evento bem organizado, prometendo uma experiência perfeita e enriquecedora.

A plataforma da 6Connex facilita a gestão eficaz de eventos, desde a promoção do evento até ao envio de e-mails de acompanhamento, assegurando uma experiência holística e de alto nível para os seus participantes.

Convidamo-lo a entrar num mundo onde a qualidade, fiabilidade e inovação não são meras palavras, mas sim o ethos que conduz cada evento ao sucesso. Com a 6connex, pode embarcar numa viagem para orquestrar não apenas eventos, mas experiências que deixam uma marca duradoura. A sua viagem rumo à realização de eventos impecáveis está apenas a um clique de distância. Marque a sua demonstração agora, e vamos criar juntos experiências de eventos memoráveis.

Referências

https://www.sendx.io/blog/event-invitation-email

https://www.eventbrite.com/blog/event-invite-subject-lines-ds00/?utm_source=partner&utm_medium=emma&utm_campaign=2018q4emma

https://www.nunify.com/blogs/effective-event-invitation-email/

https://www.eventbrite.com/blog/business-event-invitation-ds00/

https://designmodo.com/event-invitation-emails/

https://www.linkedin.com/pulse/5-best-event-invitation-email-examples-kateryna-yaroshenko

https://www.campaignmonitor.com/blog/email-marketing/event-invite-emails-learn-from/

https://www.bizzabo.com/blog/event-invitation-email-marketing-examples