Planear e executar eventos bem-sucedidos pode ser uma tarefa que, por vezes, pode parecer muito trabalhosa. Especialmente quando clientes com orçamentos reduzidos lhe pedem para criar o seu evento de sonho dentro das suas expectativas financeiras.

Este artigo irá explorar cenários em que todos ganham: você ganha, o cliente ganha e a empresa também ganha no final do dia.

Vamos a isso.

Compreender melhor os seus objectivos e prioridades

Antes de mergulhar nos pormenores da orçamentação de eventos, é necessário ter uma compreensão clara dos seus objectivos, prioridades e motivações do público.

Defina os objectivos do seu evento e identifique os elementos-chave que contribuirão para a experiência de um único participante. Eu sei, eu sei. É estranho. Mas, quanto menor for o tamanho da amostra – mais preciso será o lançamento.

Ao concentrar-se nestes elementos juntamente com uma única pessoa, pode dividir o orçamento em conformidade e concentrar-se em adaptar os aspectos mais impactantes do seu evento aos poucos que irão contar aos amigos.

É assim que constrói uma comunidade: Dando ao seu público algo de que falar à mesa de jantar, ou ao almoço no trabalho com os seus amigos.

“Pessoas como nós fazem coisas como esta.”
– Seth Godin, autor e orgulhoso comerciante

Se não tem personas de utilizador ou uma ideia clara de quem pretende atingir, está a pedir problemas e, muito provavelmente, sofre do caso de “toda a gente precisa do meu produto”.

E, infelizmente, esse não é o caso. Nunca é.

Crie um plano orçamental detalhado

Um plano orçamental detalhado não é apenas a base de um orçamento de eventos bem sucedido. É necessário para todas as coisas na vida – aquelas férias que quer fazer no final do ano? É isso mesmo. Um plano orçamental detalhado.

Comece por fazer uma lista de todas as despesas necessárias, incluindo o aluguer do local, o catering, o aluguer de equipamento, os materiais de marketing e os custos com o pessoal. Pesquise e obtenha orçamentos de vários fornecedores para garantir que está a obter o melhor valor pelo seu dinheiro. Não se esqueça de deixar algum espaço no seu orçamento para despesas imprevistas ou ajustes de última hora.

Se não tiver tempo, ou se isso lhe parecer muito (porque é).

Utilize a IA para tirar partido dos assistentes digitais; ChatGPT e Poe são os meus favoritos para assistência geral.

Negoceie com os fornecedores

Quando trabalha com um orçamento apertado, ter competências de negociação sólidas é o seu plano para fazer mais com menos. Software de IA como o Chatfuel pode ajudá-lo a criar chatbots com IA que podem ajudar com perguntas sobre eventos, fornecer informações sobre eventos e até mesmo lidar com negociações/inscrições. Super fixe.

Contacte os vendedores e fornecedores e tente negociar melhores ofertas ou descontos. Não há outra forma de ganhar dinheiro mais rapidamente do que renegociar os acordos que já tem em vigor. Em alguns casos, uma chamada telefónica de 15 minutos pode poupar-lhe milhares de dólares.

Muitos fornecedores estão dispostos a trabalhar dentro das suas limitações orçamentais, especialmente se lhes puder oferecer negócios repetidos ou a oportunidade de futuras referências. Seja transparente quanto às suas limitações orçamentais e explore cenários alternativos em que todos ganham, que o possam ajudar a exercer pressão, sem comprometer a qualidade.

Aproveite os patrocínios e as parcerias

Os patrocínios e as parcerias fora da caixa podem ajudar muito a aliviar o fardo financeiro da organização de um evento abaixo do custo. Procure potenciais patrocinadores que estejam de acordo com o tema ou o público-alvo do seu evento.

Ofereça-lhes uma exposição valiosa e oportunidades de marca em troca de apoio financeiro ou contribuições em géneros. Além disso, considere a possibilidade de estabelecer parcerias com organizações ou empresas relevantes que possam fornecer recursos ou serviços a um custo reduzido ou mesmo gratuitamente.

“As bocas fechadas não são alimentadas”.

Optimize a seleção do local

O local que selecionar será uma das, se não a, despesa mais significativa na organização do seu evento.

Para otimizar o seu orçamento, aprenda a apreciar meios não tradicionais como centros comunitários, parques ou empresas locais que estejam dispostas a acolher o seu evento por uma taxa reduzida. Se puder, escolha um local que exija o mínimo de decoração ou personalização e crie experiências únicas com a área circundante para dar vida ao evento e dar às pessoas o que elas não só querem, mas desejam: autenticidade.

Com toda a gente a usar IA e a correr para o fundo do poço mais depressa do que consegue cair no ar, o mundo vai continuar a desejar pessoas reais e ligações genuínas feitas por humanos – para humanos.

Não é preciso muito para olhar para a escrita de alguém e reparar que foi escrita por um robô com zero capacidade para adquirir uma personalidade, quanto mais para a utilizar, e fazer com que alguém se ligue emocionalmente.

Dê prioridade ao marketing e à promoção

O marketing eficaz e as promoções de nicho são igualmente importantes para o sucesso do seu evento. No entanto, isto não significa que tenha de gastar muito dinheiro em campanhas publicitárias dispendiosas no Facebook e no Google.

Em vez disso, concentre-se em estratégias económicas como o marketing nas redes sociais, o marketing por e-mail e a promoção boca-a-boca. Se não é um “cartaz de carretel”, a próxima melhor coisa para aumentar o seu público é comentar nas páginas de outras pessoas e trabalhar o algoritmo como se ele lhe devesse dinheiro.

Nota lateral: Se ainda não está no LinkedIn… o que está a fazer? Esse sítio é literalmente uma mina de ouro, e a única plataforma que o liga a si diretamente aos decisores – não a gestores de redes sociais ou a jovens estagiários que não querem transmitir mensagens importantes porque “vão parecer estúpidos”.

Utilize a sua rede existente e incentive os participantes a partilharem o evento com os seus amigos e familiares. Pense em estabelecer parcerias com influenciadores locais ou meios de comunicação social que possam estar interessados em cobrir o seu evento em troca de exposição.

Garanto-lhe que há alguém que vive suficientemente perto de si, com a influência e o coração que deseja, que o ajudará a ter sucesso. Todos querem fazer parte de algo maior do que eles próprios – dê-lhes uma razão para o fazerem.

Abrace a bricolage e a criatividade

Estamos a trabalhar com um orçamento apertado e está na altura de ser criativo. Adopte uma mentalidade “faça você mesmo” (DIY) e procure oportunidades para criar ou reutilizar materiais de eventos. Onde é que está o estagiário?

Por exemplo, desenhe a sua própria sinalética para o evento, crie decorações feitas à mão ou reutilize adereços e materiais existentes. Não há falta de pessoas fenomenais e criativas no TikTok ou no YouTube que o podem ensinar. Contrate voluntários ou estagiários que possam contribuir com as suas capacidades e criatividade para ajudar a dar vida ao seu evento sem incorrer em custos adicionais. Mais uma vez, vamos dar-lhes uma razão para estarem aqui e fazerem parte da sua equipa.

As pessoas não se despedem dos empregos, despedem-se dos maus gestores (e proprietários).

Simplifique as operações e a logística

As operações estruturadas e a coordenação podem ajudá-lo a poupar tempo e dinheiro. A regra geral é: se demorar mais de 30 segundos a concluir e for feito mais do que uma vez, precisa de um sistema para o fazer. Basicamente, um guia passo-a-passo que explique tudo ao pormenor para que, da próxima vez, seja feito exatamente da mesma forma e, por sua vez, cada vez mais rápido.

Optimize o programa do seu evento para minimizar o tempo de inatividade e maximizar a utilização dos recursos. Considere a utilização de soluções tecnológicas, como software de gestão de eventos IA ou aplicações, para simplificar o registo, os processos de check-in e o envolvimento orgânico. Ao eliminar as tarefas manuais e automatizar os processos, pode atribuir o seu orçamento a outros aspectos críticos do seu evento.

Pense no “custo de oportunidade”.

Monitorize e acompanhe as despesas

Se não está a monitorizá-las, não se importa. É tão simples quanto isso.

Durante todo o processo de planeamento do evento, é essencial monitorizar e acompanhar as suas despesas. Mantenha uma folha de cálculo ou utilize um software de orçamentação para registar todos os custos e compará-los com o seu plano de orçamento inicial. Já existe software de IA suficiente que pode fazer isto e ajudá-lo. Isto ajuda a identificar quaisquer áreas onde possa estar a gastar demasiado e permite fazer os ajustes necessários para se manter dentro do orçamento.

Conclusão

Dominar a orçamentação de eventos é uma competência que pode fazer uma diferença significativa no sucesso dos seus eventos, negócios e vida pessoal.

Compreendendo os seus objectivos, criando um plano orçamental detalhado, negociando com fornecedores, tirando partido de patrocínios, optimizando a seleção do local, dando prioridade ao marketing e à narração de histórias, abraçando a bricolage, racionalizando as operações e acompanhando as despesas, pode realizar eventos de alta qualidade que deixam uma impressão duradoura, mesmo com um orçamento apertado.

Planeie cuidadosamente e lembre-se: “Não pense. Pensar é o inimigo da criatividade”. O pensamento criativo é simplesmente passar ideias vezes sem conta pela sua cabeça até que algo não faça sentido – até que faça e resulte.